Notion Mail 將於9月停運：背後原因分析與 Proton Mail 安全轉移教學
Notion 宣佈於2026年9月22日正式關閉 Notion Mail，並將資源全面轉向 AI Agent（人工智能代理）發展。現有用戶雖然唔會遺失 Gmail 原本嘅郵件，但必須提早匯出草稿及專屬設定。本文將為大家分析 Notion 呢次策略轉變嘅背後原因，同時提供詳細教學，協助讀者將電郵資料安全轉移至重視私隱保護嘅 Proton Mail。
Notion Mail 將於9月停運：背後原因分析與 Proton Mail 安全轉移教學
近排科技界有一個令人意外嘅消息：Notion 宣佈將會喺2026年9月22日正式關閉旗下嘅電郵客戶端 Notion Mail。呢個曾經被寄予厚望、試圖將收件箱變成生產力儀表板嘅工具，最終因為公司發展方向改變而要落下帷幕。對於一眾依賴佢嚟管理日常工作嘅用戶嚟講，而家最迫切嘅問題就係點樣處理後續嘅資料轉移。
We’re winding down the Notion Mail inbox across web, desktop, and iOS on September 22.
— Notion Mail (@NotionMail) June 25, 2026
We launched Notion Mail with a belief that your inbox should think like you—more personal to how you work and over time, more capable with AI.
As Notion agents have gotten more capable, we’ve… pic.twitter.com/ebq7jWadGZ
我哋會客觀分析 Notion Mail 停運嘅來龍去脈，並提供實用嘅背景資訊同埋比較，最後會為大家整理一個將電郵工作流程安全轉移至 Proton Mail 嘅詳細教學。
Notion Mail 點解會結束？
Notion Mail 嘅出現其實源於2024年 Notion 收購咗主打安全私隱嘅生產力初創公司 Skiff。當時，Notion 期望結合 AI 技術，推出一個具備資料庫概念嘅電郵工具，提供自動標籤、過濾器、可重複使用嘅文字範本（Snippets），甚至可以直接喺應用程式內安排會議。產品喺2025年4月正式向公眾開放，一度被視為 Superhuman 等進階電郵工具嘅強大對手。
不過，Notion Mail 嘅發展一直受制於平台支援問題。佢主要只支援 Gmail 同 Google Workspace 帳號，Microsoft Outlook 同 iCloud 用戶一直未能使用。加上長期缺乏 Windows 版本支援，令到佢難以成為一個真正跨平台嘅主流選擇。
最終令 Notion 決定終止服務嘅核心原因，係用戶使用習慣嘅根本性改變。Notion 官方指出，隨住 AI 代理（AI Agents）嘅能力越嚟越強大，超過一半嘅 Notion Mail 用戶已經習慣將電郵工作流程交由 AI 處理，甚至從來唔需要親自打開收件箱。因此，公司決定將資源「All-in」，專注發展能夠自動運作嘅 AI Agent，而唔再維護一個傳統嘅電郵介面。
基礎資料整理：受影響範圍與善後工作
為咗令大家清晰了解今次停運嘅影響，我哋整理咗以下嘅基礎資訊表格：
| 項目 | 詳細資訊 |
|---|---|
| 停運日期 | 2026年9月22日 |
| 受影響平台 | 網頁版（Web）、桌面版（Desktop）、iOS 應用程式 |
| 將會保留嘅資料 | 所有原本存在於 Gmail 內嘅收發郵件（因為 Notion Mail 只係同步 Gmail 資料） |
| 必須手動匯出嘅資料 | 專屬收件箱檢視設定（Inbox views）、AI 標籤指令、文字範本（Snippets）、草稿（Drafts）、已排程電郵、通知偏好設定 |
| 官方建議 | 喺9月限期前盡早切換回 Gmail 或其他電郵客戶端，並完成資料匯出 |
功能與概念分析：由 Inbox 轉向 AI Agent
今次 Notion 嘅決定，其實反映緊整個科技行業對於「生產力工具」概念嘅一次重大轉移。
過去十幾年，我哋管理電郵嘅方式都係依賴一個「收件箱」（Inbox）。無論個介面設計得幾靚、過濾功能有幾強大，用戶始終需要親自去閱讀、分類同回覆。Notion Mail 最初嘅設計理念，就係將呢個過程優化，將電郵變成類似 Notion 資料庫入面嘅 Task（任務）。
不過，「Agentic AI」（代理型人工智能）嘅出現顛覆咗呢個概念。AI Agent 唔單止係一個幫你寫稿嘅助手，佢具備自主執行任務嘅能力。當 AI 能夠根據你過往嘅習慣，自動判斷邊啲郵件需要回覆、邊啲需要歸檔，甚至自動幫你將會議時間加入行事曆，個「收件箱」嘅存在價值就大幅降低。AgentMail 等新一代初創公司亦正正係朝住呢個方向發展。Notion 選擇放棄傳統電郵介面，轉戰底層嘅 AI 自動化處理，從商業同技術趨勢嚟睇，係一個非常理性嘅戰略調整。
替代方案比較：點解選擇轉移至 Proton Mail？
隨住 Notion Mail 退場，用戶需要尋找下一個電郵管理方案。對於原本因為 Skiff（被 Notion 收購前）注重私隱而開始關注這類工具嘅用戶嚟講，重新審視資訊安全係一個好時機。雖然大家可以直接用返 Gmail 官方介面，但市面上亦有其他重視私隱嘅選擇，例如總部位於瑞士嘅 Proton Mail。
為咗令讀者有更全面嘅了解，以下係主流選項嘅客觀比較：
| 功能與特點 | 原生 Gmail | Proton Mail |
|---|---|---|
| 核心賣點 | 生態系統完善，搜尋功能強大 | 端到端加密，極致私隱保護 |
| 資料收集 | 會掃描郵件內容以提供相關服務及廣告 | 零存取架構，供應商無法讀取郵件內容 |
| 廣告顯示 | 免費版包含推廣內容與廣告 | 全面無廣告，無論免費或付費版本 |
| 數據管轄權 | 依賴美國私隱法律 | 受嚴格嘅瑞士私隱法律保護 |
| 適合對象 | 需要無縫連接 Google 各項服務嘅一般用戶 | 重視商業機密、個人私隱及抗拒廣告追蹤嘅用戶 |
如果你希望喺 Notion Mail 停運後，順便提升個人或企業嘅通訊安全級別，Proton Mail 係一個值得考慮嘅替代方案。
使用心得與實用資訊：點樣將資料安全轉移到 Proton Mail？
如果你決定將日常通訊重心轉移至 Proton Mail，整個過程其實比想像中簡單。Proton 提供咗一個名為「Easy Switch」嘅內置工具，可以無縫將你原本喺 Google 帳號（即係你用 Notion Mail 管理緊嗰個帳號）入面嘅資料搬過去。
第一階段：處理 Notion Mail 嘅專屬資料
喺進行任何轉移之前，請確保你已經登入 Notion Mail 並將特有資料備份：
- 備份範本與指令： 將你常用嘅 Snippets（文字範本）同 AI 自動標籤指令複製，並儲存到你嘅 Notion 筆記或其他文件工具入面。
- 處理草稿： Notion Mail 內未送出嘅草稿未必能完美同步回 Gmail，建議手動將重要草稿複製並儲存。
- 取消排程： 如果你有設定未來發送嘅排程郵件，最好先取消，然後喺新嘅電郵工具中重新設定，以免系統停運時引發發送錯誤。
第二階段：設定 Proton Mail 及匯入 Gmail 資料
因為 Notion Mail 嘅底層其實係 Gmail，所以你只需要將 Gmail 嘅資料轉移至 Proton Mail 即可。
- 註冊 Proton 帳號： 前往 Proton 官方網站註冊一個帳號。你可以由免費版開始體驗，日後有需要再考慮升級。
- 啟動 Easy Switch： 登入 Proton Mail 網頁版，進入「設定」（Settings），喺左側選單搵到「Import via Easy Switch」（透過 Easy Switch 匯入）。
- 選擇來源： 點選「Google」作為匯入來源。
- 授權連接： 系統會彈出 Google 嘅登入視窗，請登入你原本綁定 Notion Mail 嘅 Gmail 帳號，並授權 Proton 進行存取。（請放心，呢個授權只用於搬運資料，Proton 嘅端到端加密機制確保佢哋無法讀取你嘅內容）。
- 選擇匯入項目： 你可以選擇匯入電郵、聯絡人，甚至行事曆。揀好之後點擊確認。
- 背景處理： 匯入過程會喺背景進行，期間你可以關閉視窗甚至閂電腦。當所有舊郵件成功轉移後，你會收到系統通知。
編輯使用心得
從實際操作嚟睇，由依賴 AI 標籤嘅 Notion Mail 轉到 Proton Mail，初期需要少少時間適應介面嘅轉換。Proton Mail 嘅介面相對沉穩專業，冇 Notion 嗰種強烈嘅「筆記軟件」風格。不過，佢提供嘅安全感係無可比擬嘅。尤其係處理合約、財務資料或者商業通訊時，端到端加密令用家少咗一份對資料外洩嘅憂慮。建議大家善用 Proton Mail 嘅自訂資料夾同標籤功能，雖然冇 AI 自動分類咁具未來感，但勝在系統穩定，規則完全由自己掌控。
常見問題 Q&A
為解答大家對今次事件嘅疑問，我哋整理咗以下10個常見問題：
1. Notion Mail 幾時正式停止服務？
官方宣佈將於2026年9月22日全面停止網頁版、桌面版及 iOS 版嘅服務。
2. Notion Mail 停運後，我會唔會遺失所有電郵？
絕對唔會。因為 Notion Mail 一直都只係一個連接你 Gmail 帳號嘅介面，你所有嘅收發郵件依然安全咁儲存喺你嘅 Google 帳號入面。
3. 有咩資料係必須喺限期前手動匯出？
你需要手動匯出屬於 Notion Mail 系統內嘅專屬設定，包括自訂收件箱檢視、AI 標籤指令、文字範本（Snippets）、草稿以及排程郵件。
4. 點解 Notion 會突然決定關閉 Notion Mail？
官方數據顯示，超過一半用戶將電郵處理完全交托畀 AI，根本唔再打開收件箱。因此，Notion 決定改變策略，專注開發能夠自動運行嘅 AI Agent，而唔再維護傳統嘅電郵介面。
5. 乜嘢係「AI Agent」（人工智能代理）？
AI Agent 唔單止識得分析文字，仲能夠代替用戶自主執行一系列連貫嘅動作。喺電郵管理上，佢可以自動閱讀、分類、草擬回覆，甚至安排日程，令用戶無需親自操作介面。
6. 我本身用開 Microsoft Outlook，今次停運對我有影響嗎？
冇影響。因為 Notion Mail 自推出以嚟，一直只支援 Gmail 同 Google Workspace，並未開放畀 Outlook 或 iCloud 用戶使用。
7. 點解 5NewsHK 會建議將電郵轉移至 Proton Mail？
Proton Mail 係業界知名嘅端到端加密電郵供應商。對於曾經因為 Skiff 嘅私隱保護理念而使用 Notion Mail 嘅用戶嚟講，Proton Mail 提供咗一個安全、無廣告且高度重視數據私隱嘅理想替代方案。
8. Proton Mail 支援匯入我現有嘅 Gmail 資料嗎？
非常支援。Proton Mail 內置咗「Easy Switch」功能，只需簡單授權，就可以將 Gmail 嘅所有郵件、聯絡人同行事曆自動搬運過去。
9. Notion 喺2024年收購 Skiff 嘅背景對今次事件有咩啟示？
Skiff 原本主打安全加密與生產力結合，Notion 收購後將其轉化為 Notion Mail。今次停運顯示，比起維持一個安全嘅電郵介面，科技巨頭目前更睇重 AI 自動化工作流嘅發展潛力。
10. 將電郵由 Google 轉移到 Proton Mail 需要幾耐時間？
操作設定只需要幾分鐘。至於資料搬運時間則視乎你本身信箱嘅容量大小，由幾十分鐘到幾個小時不等。過程會喺伺服器背景進行，唔會阻礙你正常使用電腦。
總結
Notion Mail 嘅落幕，標誌住科技界對「處理電郵」呢個動作嘅重新定義——由優化介面轉向徹底嘅 AI 自動化。對於受影響嘅用戶嚟講，9月22日嘅死線雖然帶來少許不便，但亦提供咗一個重新檢視個人數碼工具組合嘅契機。
確保電郵資料安全過渡係目前首要任務。大家可以趁呢個機會，評估一下自己對於電郵私隱同功能嘅實際需求。無論你選擇回歸最基本嘅 Gmail，定係趁機升級轉用具備高度加密保護嘅 Proton Mail，最重要係盡早備份好專屬設定，確保日常通訊同工作流程唔會因為軟件停運而受到干擾。希望以上嘅分析同轉移教學，能夠幫助大家順利過渡今次嘅改變。
